L’acquisto di mobili per ufficio

 

Le categorie di arredo:

1. Direzione
2. Operativi
3. Riunione
4. Reception
5. Archiviazione
6. Sedute
7. Area pausa: caffetteria e relax

 

DIREZIONE

Per arredo direzionale si intende le postazioni di lavoro per i titolari, presidenti e/o amministratori delegati, dirigenti, quadri.
Al momento dell’acquisto si devono tenere presente i seguenti requisiti:
– Immagine
– Ergonomia e sicurezza.

 

Immagine
È fondamentale che l’arredo sia in linea con l’immagine aziendale ed il contesto architettonico.
L’ambiente che si crea, ha un impatto comunicativo ed è fondamentale che sia coerente con la personalità del manager, il progetto aziendale, la sua mission e la sua vision.
Comunicare , per i capi, è la quotidianità, riuscire a farlo in maniera adeguata vuol dire consolidare la propria leadership.
L’obiettivo è creare una giusta atmosfera, il mobile è solo una parte dell’arredo. Estrema attenzione quindi a tutti gli elementi: pareti, pavimenti, illuminazione, controsoffitti, accessori.
Come spesso succede sono i particolari che fanno la differenza
Ergonomia e sicurezza:
Il benessere e la sicurezza delle persone è una condizione fondamentale, è importante quindi essere a conoscenza dei requisiti minimi prestazionali e di sicurezza richiesti.
Un consiglio, visto che il manager utilizza il proprio ufficio per “incontrare”, arrediamolo pensando al confort anche degli ospiti.

 

I requisiti:

 

• Stabilità, le scrivanie non devono ribaltarsi come da norma UNI EN 527-2;
• Emissione di formaldeide <0,1 ppm (D.Lgs. 10 ottobre 2008).
• I bordi e gli spigoli devono essere arrotondati;
• Parti in cristallo con vetro di sicurezza (temprato o stratificato);
• Accessoribilità: è importante la possibilità di inserimento di accessori anche in momenti successivi;
• Manutenzione: i mobili devono essere facili da pulire e mantenere;
• Modularità: poter abbinare diversi elementi per ottimizzare spazi e fruibilità;
• Flessibilità d’impiego e possibilità di cambiamento dei moduli nel tempo;
• Canalizzazione: essere dotati di elementi per l’alloggiamento dei cavi elettrici;
• Archiviazione: avere sistemi di armadiature/librerie per inserire il materiale di archivio, sia cartaceo che informatico, come cartelle sospese, dvd, raccoglitori ed altro.

 

OPERATIVI

I mobili operativi sono i posti di lavoro destinati agli impiegati:
Nella scelta dell’arredo operativo è fondamentale valutare con attenzione i seguenti fattori:
-Immagine;
-Spazio;
-Principi ergonomici e di sicurezza.

 

Immagine
Vuol dire essere coerenti con quello che siamo e quello che facciamo. Il ns. ambiente lavorativo deve aiutarci a comunicare con incisività la ns. vision, oltre a confermare l’importanza che noi diamo alle risorse umane, vero motore dell’azienda.

 

Spazio
Un buon imprenditore sa quanto è importante, in tempo di crisi, eliminare gli sprechi.
Un progetto ben studiato, visto i prezzi di acquisto/affitto di oggi, può portare ad un ottimizzazione degli spazi notevole, che in termini economici può valere fino ad un 30% di risparmio.
Questo, naturalmente, senza influire sulla qualità lavorativa degli impiegati.

 

Principi ergonomici e di sicurezza
Il benessere e la sicurezza delle persone è una condizione fondamentale, è importante quindi essere a conoscenza dei requisiti minimi prestazionali e di sicurezza richiesti.
Importante: per i posti di lavoro attrezzati per i videoterminali, è stata emanata una direttiva UE
(90/270/CEE), inoltre i posti di lavoro devono essere conformi al D.Lgs n.81 del 9 aprile 2008.

 

I requisiti:

• Stabilità, le scrivanie non devono ribaltarsi come da norma UNI EN 527-2;
• Emissione di formaldeide <0,1 ppm (D.Lgs. 10 ottobre 2008).
• I bordi e gli spigoli devono essere arrotondati;
• Parti in cristallo con vetro di sicurezza (temprato o stratificato);
• Accessoribilità: è importante la possibilità di inserimento di accessori anche in momenti successivi;
• Manutenzione: i mobili devono essere facili da pulire e mantenere;
• Modularità: poter abbinare diversi elementi per ottimizzare spazi e fruibilità;
• Flessibilità d’impiego e possibilità di cambiamento dei moduli nel tempo;
• Canalizzazione: essere dotati di elementi per l’alloggiamento dei cavi elettrici;
• Archiviazione: avere sistemi di armadiature/librerie per inserire il materiale di archivio, sia cartaceo che informatico, come cartelle sospese, dvd, raccoglitori ed altro.

 

RIUNIONE

La sala riunioni, insieme all’ufficio dei capi ed alla reception, sono le aree lavorative che vengono arredate con più attenzione dall’imprenditore, in quanto sono quelle che normalmente sono utilizzate per l’accoglienza degli ospiti.
Nello specifico, la meeting room, è il luogo dove il top management aziendale esegue le più importanti funzioni aziendali: incontra, comunica, decide.
È infatti il luogo in cui si presenta l’azienda, si negozia con clienti, fornitori e sindacati, si
svolgono i consigli di amministrazione si festeggiano i successi aziendali con i collaboratori.
Non è quindi un area operativa, l’utilizzo è limitato, ma il risultato di quello che avviene all’interno,
spesso influisce sul futuro aziendale.
Riteniamo, quindi, estremamente giusto porre la massima attenzione sull’arredo.
Il consiglio che possiamo dare è di focalizzare l’attenzione su 2 aspetti fondamentali: l’estetica e il confort.
L’estetica, in quanto l’attenzione che l’ambiente sia in linea con chi siamo e con la ns. vision, ci rende credibili agli occhi dei ns. interlocutori, rafforzando la loro fiducia; il confort, in quanto normalmente, in una riunione si deve convincere qualcuno, farlo sentire comodo ed a suo agio faciliterà il compito, aumentando le probabilità di successo.

 

RECEPTION

Per capire, l’importanza di questa area, facciamo mente locale sulle ns. esperienze in merito.
Ci capita a tutti di visitare aziende ed uffici in genere ed è sicuramente vero che già, nel momento in cui entriamo, ci facciamo un’idea del tipo di azienda e delle persone che andremo ad incontrare.
È inconfutabile il fatto che la reception, è la prima zona che si visita in un azienda e se crediamo al detto che: “non esiste una seconda opportunità per fare una bella figura la prima volta”, va da sé che stiamo parlando di un area strategica per quanto riguarda la comunicazione.
Anche in questo caso, come nella sala riunioni, puntare su estetica e confort, in più, visto che è anche un’area operativa, il posto di lavoro dovrà tenere presente i requisiti già espressi per gli arredi operativi, con soluzioni ad hoc per il lavoro a contatto con il pubblico.
In merito a questo, va analizzato attentamente, l’affluenza ed tipo/durata dei contatti.
Al di fuori dell’arredamento, ci sentiamo di consigliare un estrema attenzione nell’area reception/attesa. Spesso gli ospiti ci rimangono del tempo, nel quale osservano tutto con estrema attenzione, dal tipo di riviste che ci sono sul tavolo, a cosa dicono le receptionist al telefono, ai colloqui tra i diversi collaboratori, l’ordine e la pulizia ecc. è quindi fondamentale essere attenti ai dettagli.

 

ARCHIVIAZIONE

 

Un buon sistema di archiviazione è fondamentale per la produttività degli impiegati.
L’ordine, la facilità di trovare velocemente documenti e informazioni, migliorano l’efficienza e riducono inutili perdite di tempo.
Esistono 2 tipi di archiviazione: passiva e attiva.

Archiviazione passiva:
-la scrivania è usata per accatastare documenti;
-molti documenti lasciano poco spazio per leggere e scrivere;
-il caos visivo diminuisce la capacità di risposta del cervello;
-il disordine è l’immagine di ciò che accade nel cervello;
-nel 75/85% delle volte i dati ed i documenti non vengono utilizzati;
-documenti duplicati inutilmente;
-non si eliminano documenti inutili ed irrilevanti;
-le informazioni in archivio sono poco utili.

 

Archiviazione attiva:
-archiviare con immagini aiuta il ricordo;
-evitare inutili accumuli e procedere periodicamente al riordino;
-l’archiviazione verticale è un plus;
-avere i mobili di archivio a portata di mano;
-avere sistemi organizzativi flessibili, per andare incontro alle esigenze individuali.
Da queste considerazioni, si possono ricavare utili spunti di miglioramento.

 

SEDUTE

Il ns. consiglio è di porre la massima attenzione nell’acquisto delle sedute.
Diamo per scontato l’attenzione al design ed al fatto che siano coerenti con il mobilio scelto,
l’attenzione va posta sulle caratteristiche tecniche. La seduta è un elemento determinante sulla salute dei lavoratori.
Per facilitarvi il compito della scelta, vi diamo un elenco di precise indicazioni da richiedere al fornitore.

 

Le sedute devono:

• avere la possibilità di regolazione per adattarla alle proprie esigenze;
• avere una regolazione di facile uso;
• le sedie girevoli devono essere stabili e non si devono ribaltare;
• consentire di porre la seduta alla giusta altezza, che corrisponde alla distanza tra l’incavo del ginocchio ed il pavimento;
• i braccioli avere la regolazione in altezza e possibilmente anche in larghezza;
• bordo anteriore del sedile arrotondato;
• ruote adeguate al pavimento;
• bloccaggio dello schienale;
• supporto lombare regolabile in altezza;
• sedile regolabile in altezza, meglio se anche in profondità e con possibilità di inclinazione.
• rivestimento traspirante.

 

Attenzione al peso dell’utilizzatore, normalmente le sedute sono testate su persone max di 80 Kg.
Inoltre fate attenzione al prezzo, il mercato offre sedute di scarsissima qualità a prezzi irrisori, ma spesso, oltre al danno fisico, capita che il risparmio iniziale, risulti nel tempo un cattivo investimento.

 

AREA PAUSA: CAFFETTERIA E RELAX

Area pausa: caffetteria e relax.

È importante durante la giornata lavorativa muoversi dal posto di lavoro. Il movimento previene problemi fisici e mantiene alta l’attenzione e la concentrazione, aumentando le performance dei lavoratori. Inoltre le pause sono importanti momenti di incontro e relazione tra colleghi.
Normalmente in aziende piccole o medie l’area caffè e relax è la medesima, naturalmente avendone la possibilità, sarebbe meglio creare 2 zone distinte, questo sicuramente migliora il risultato.

 

Zona caffetteria:
-si consiglia di posizionare l’area al centro del layout degli uffici, per essere accessibile comodamente da tutti;
-dovrebbe essere separata dalle zone operative per non recare disturbo a chi lavora; l’ambiente informale è da preferire;
-la privacy, per questo ambiente, non è un requisito.

 

Zona relax:
L’obiettivo è quello di avere un’area adibita al riposo, alla riflessione, all’estraneamento ed alla attività fisica:

• è importante la privacy sia visiva che acustica, meglio posizionarla in una zona tranquilla e non di passaggio;
• se si hanno le possibilità e le caratteristiche idonee, ideali sono ampie vetrate che danno verso l’esterno, specialmente se si hanno belle visuali come ad esempio giardini, in caso contrario creare ambienti rilassanti con piante ed oggetti adatti a staccare visivamente dall’ambiente lavorativo;
• realizzare, se si hanno le possibilità, un’area adibita all’attività fisica, questo a supporto della salute e al benessere dei lavoratori, naturalmente, visto le finalità, è molto apprezzata da tutti coloro che lavorano in azienda. Tutto sommato, per creare un’area fitness l’investimento è contenuto e lo spazio necessario è di circa 70/80 mq., compreso spogliatoi e servizi; possiamo assicurare che i benefici dell’inizitiva, superano abbondantemente i costi.

Per chi abbia un’attenzione “speciale” per i propri collaboratori, in aggiunta alla zona fitness, si può creare un’area per videogiochi, meglio se interattivi e un’area biblioteca.