Gli strumenti di lavoro in ufficio

Gli strumenti di lavoro in ufficio

– NoteBook – Netbook – Tablet
– Monitor Pc
– Tastiera
– Mouse
– Cpu
– Telefono
– Fax-Fotocopiatrici – Scanner – Multifunzione
– Calcolatrice
– Lampada da scrivania
– Multiprese elettriche e dati
– Porta oggetti, penne ecc.
– Leggio
– Cestino
– Poggiapiedi

 

Nel momento in cui ci si accinge a progettare il nuovo spazio lavorativo, è importante tenere presente gli strumenti che ogni operatore dovrà utilizzare.
Nella scelta è importante considerare due fattori: benefici degli utenti e spazi necessari per il corretto utilizzo.
Vi diamo una breve descrizione degli strumenti con alcune note sul loro utilizzo e posizionamento.


NOTEBOOK – NETBOOK – TABLET

Sono strumenti di lavoro di grande attualità, un settore nel quale le case produttrici stanno investendo molto in ricerca tecnologica e nel design, specialmente nei tablet che rappresentano, probabilmente, il futuro.

I pc portatili non sono adatti per un lavoro continuativo in ufficio soprattutto per la difficoltà degli utilizzatori a mantenere una postura ergonomicamente corretta.

La praticità dei “portatili” è fuori discussione ma per l’utilizzo prolungato in ufficio è utile seguire alcuni consigli:
– collegare il pc ad una tastiera esterna ed alzare con un supporto il monitor;
– avere nel proprio posto di lavoro un monitor lcd da poter collegare al notebook;
– collegare il pc ad un mouse esterno;
– regolare luminosità e contrasto.

È anche utile:

– non piegare la schiena verso la scrivania;
– mani, polsi e avambracci allineati, non piegare il polso;
– pause frequenti e cambi di posizione.

Per quanto riguarda l’arredo per ufficio, nell’utilizzo semplice, non ci sono accorgimenti particolari, salvo avere a portata di mano presa di alimentazione e rete; più complesso se si decide di collegare tastiera monitor e mouse esterni. In questo caso devono essere previsti spazi adeguati per ottimizzare il collegamento dei cavi, sia per l’alimentazione/rete che quella dei vari strumenti. Per maggior informazioni in merito, vedi capitolo multiprese elettriche e dati.


MONITOR PC

I monitor si dividono in:
schermi piatti lcd sia per computer fissi che per nootbook;
schermi a tubo catodico.

Un consiglio, eliminate gli eventuali, ci auguriamo ancora pochi, schermi a tubo catodico, ancora attivi nei vostri uffci.
Oltre al minor peso e volume, gli lcd  hanno un consumo di energia inferiore del 70%, non emettono raggi x ,  generano campi elettrostatici e campi elettromagnetici di bassa intensità.
Tenete presente che gli schermi continuano a consumare energia elettrica anche da spenti; è importante prevedere un sistema di spegnimento generale o per postazione.
Il monitor deve essere posizionato al centro dell’asse visivo, per evitare continui movimenti del capo. La distanza occhi schermi ottimale per l’utente va  da 50 a 80 cm., a seconda della dimensione del video.

Per quanto riguarda l’arredo, il posto di lavoro consigliato è: scrivania diritta profondità 80 cm., larghezza 160/180 cm., allungo laterale profondità 60 cm., larghezza 80/120 cm.
Hanno perso la loro funzione le isole di lavoro, chiamate anche complanari; avevano la peculiarità  di alloggiare il video a tubo catodico (molto profondo), nell’angolo della scrivania.
Per chi ha poco spazio, è utile sapere che oggi, con l’avvento degli schermi piatti lcd, sono a norma anche le scrivanie profondità 60 cm., avendo la precauzione di non posizionarle contro il muro.


TASTIERA

Utilizzare tastiere di tipo slim con possibilità di regolare l’inclinazione tramite piedini.
Lo spazio sulla scrivania deve consentire l’appoggio degli avambracci, per questo la tastiera deve essere posizionata a 10-15 cm. dal bordo.


MOUSE

Lo strumento è utilizzato dalla maggioranza degli utenti di pc. I più comuni sono quelli a forma ovoidale.
Due consigli utili:

– utilizzare un tappetino per il mouse con poggia polsi in gel, per ridurre l’affaticamento del polso e della mano e con fondo antiscivolo per garantire un più preciso puntamento del mouse;
– dotarsi di un mouse con rotellina di scorrimento, soprattutto se si usa internet frequentemente e per periodi prolungati.

È naturalmente importante prevedere uno spazio adeguato sulla scrivania a destra o sinistra della tastiera, per l’utilizzo del mouse. Lo spazio è determinato dalle dimensioni del tappetino.


CPU

Cpu o desktop è il pc per postazioni di lavoro fisse.
Normalmente sono di dimensioni contenute e di forma scatolare. Vengono normalmente  posizionati sul piano di lavoro o anche dietro il monitor.
Noi consigliamo, sia per motivi di rumore sia di ottimizzazione degli spazi, di posizionarlo sotto il piano della scrivania  tramite supporti che si agganciano al top o alla struttura, o se si preferisce libero, ne esistono dei modelli su ruote che si abbinano al design degli arredi.
Non dimentichiamoci di considerare la facilità d’uso nell’inserimento di cd, dvd e chiavette usb.


TELEFONO

La stragranza maggioranza delle persone, quando si parla di telefono fisso, pensano ai normali telefoni collegati ad un centralino. Questi telefoni hanno diverse funzioni ma sono stati superati da nuove tecnologie che permettono di interfacciarsi con il sistema informatico.
In parole povere il telefono diventa il pc, questo da la possibilità immediata all’operatore di avere contestualmente  alla chiamata, le inforazioni sulla persona/azienda che sta chiamando.
Immaginiamo un cliente che chiama il fornitore, l’operatore del front office può visualizzare le informazioni archiviate sul sistema  Crm ed eventualmente aggiornare la scheda in tempo reale, con nuove utili informazioni.

Per migliorare il lavoro delle persone al telefono, valutare gli eventuali vantaggi dati dalla installazione di cuffie, con filo o wireless, mono o biauricolare.
Per quanto riguarda i telefoni tradizionali, se si hanno problemi di spazio sulla scrivania, esistono in commercio, supporti per telefono con braccio snodabile.


FAX – FOTOCOPRIATICI – STAMPANTI – MULTIFUNZIONE

Negli ultimi anni hanno acquistato mercato le macchine multifunzione che, lo dice la parola, svolgono il lavoro di più strumenti, come fotocopriatici, stamapnti e fax.
In aziende con più impiegati che lavorano vicini si usa installare una buona macchina che serva il lavoro di più persone.
Per quanto riguarda il posizionamento, si consiglia un supporto su ruote ad hoc.
Attenzione all’altezza di lavoro (macchina + supporto), considerando che spesso vengono utilizzate da donne.


CALCOLATRICE

È uno strumento storico, da sempre presente sulle scrivanie.
Ancora oggi, nonostante l’utilizzo del pc per fare i calcoli, sono ancora attuali ed usate dalla maggior parte di manager ed impiegati.
Sebbene ne esistano dei modelli molto sofisticati, utilizzati nell’area didattica, le funzioni richieste dalla maggior parte degli utenti, sonno quelle base.
Di dimensioni ridotte, sono di facile collocazione sui piani di lavoro.


LAMPADA DA SCRIVANIA

È un oggetto nel quale si apprezza in modo particolare il design.
Sono comunque da preferire lampade a LED ad elevata potenza, con regolatore di intensità luminosa, in quanto durante il giorno cambia il fabbisogno di luce. Fondamentale sono i movimenti del braccio e la possibilità di ruotare la testa.
La scelta, inoltre, dovrà essere tra lampada a morsetto oppure su base mobile con rotazione a 360°, altezza rispetto al piano di lavoro dai 20 ai 55 cm.
Ci sono sistemi di arredo già predisposti per l’inserimento di lampade sui piani di lavoro, sul perimetro delle scrivanie, su elementi divisori, oppure su binari.


MULTIPRESE ELETTRICHE E DATI

Gli utenti oggi lavorano con diversi dispositivi portattili: pc, cellulari, caricabatteria sia per i computer che per i telefoni. Questi strumenti necessitano di avere la rete energetica e/o informatica.
È preferibile evitare:

  1.  che l’operatore debba piegarsi, prima di iniziare il lavoro, per inserire le diverse spine sotto la scrivania;
  2. che i fili degli stumenti vaghino disordinatamente sul piano, intralciando il lavoro.

Per risolvere il problema, esistono sul mercato diverse soluzioni:

  1. top access o piani scorrevoli, per scrivanie contrapposte; in entrambi i casi viene inserita la multipresa tra le 2 scivanie, l’accesso alla multipresa è garantito da un carterino di copertura o dallo scorrimento del piano.
  2. multiprese a scomparsa, con vaschetta a sportellino e porta cavi; è possibile posizionare la vaschetta a piacimento sul top scrivania, predisponendo un’ apposita asolatura.
  3. torrette retrattili., ne esistono di diverse dimensioni.

PORTAPENNE, PORTAOGGETTI ECC.

Sul mercato ne esistono di vari modelli, da quelli più banali ed economici, a veri e propri oggetti di design. Normalmente sono contenitori per penne e cancelleria, in appoggio sul tavolo; esistono sistemi di arredo che hanno la possibilità di posizionare il contenitore sugli schermi di separazione.


LEGGIO

È utile quando l’operatore deve leggere in maniera continuativa dei documenti, es.per lavori di copiatura o inserimento dati.
Normalmente si fissa con morsetto al top scrivania; ricordate di posizionarlo alla stessa distanza visiva dello schermo per evitare inutili e dannosi continui movimenti del viso. Ne esistono modelli a foglio singolo o ad apertura a libro.


CESTINO GETTACARTA

È un articolo indispensabile, si posiziona normalmente sul pavimento o molto più raramente sulle strutture delle scrivanie. E’ comunque un oggetto di arredo e per questo deve essere coordinato nel colore all’ambiente. La dimensione consigliata è 25×25 cm.


POGGIAPIEDI

È fondamentale che la pianta dei piedi appoggi comodamente al pavimento. In caso contrario deve essere utilizzato un poggiapiedi di dimensioni corrette e antisdrucciolevole.
Non essendo considerato un elemento di arredo ne esistono pochi in commercio con un design accattivante, naturalmente anche in questo caso, la scelta estetica ha la sua importanza.

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