L’importanza della prossemica per la scelta dell’arredo ufficio

In ufficio, o in una organizzazione produttiva, per innescare scambi comunicativi sostenibili e innovativi richiede di tenere conto delle relazioni e interazioni tra le persone, gli oggetti, le attrezzature, le procedure e, non in ultimo, il rispetto della distanza tra gli stessi che possono, nelle sequenze dinamiche e mutevoli, o intralciare, ostacolare, o incoraggiare, promuovere, considerevolmente la prevedibilità dei comportamenti, ampliando la gamma di possibilità sia qualitative che quantitative delle interazioni.

Questo è per mettere in evidenza l’importanza della gestione dello spazio in cui si interagisce in una organizzazione o ufficio, spazio che lascia emergere sia livelli personali e di privacy sia sociali e di gruppo in cui mettere in rete competenze, capacità e idee da trasformare in obbiettivi condivisi.

La necessità di poter disporre di ambienti, luoghi fisici, adeguati all’interazione sociale propulsiva per l’organizzazione ha reso necessario tenere conto, tra tante variabili concasuali, della prossemica (E.T. Hall) ossia delle distanze o spazi sensibili che ogni soggetto interpone tra sé e gli altri, tra sé e gli oggetti, e, più in generale, il valore che viene attribuito da gruppi culturalmente o storicamente diversi al modo di porsi nello spazio e di organizzarlo, su cui influiscono elementi di carattere prevalentemente psicosociologico. Conta primariamente il vissuto dello spazio e distanza, nello scorrere di interazioni tra soggetti tese a obbiettivi produttivi per cui si interfacciano elementi tra le persone che sono prevalentemente impliciti ossia scorrono al di fuori della consapevolezza ma che influenzano inequivocabilmente la qualità delle relazioni e soprattutto, cosa importante, i risultati. Una situazione spaziale interattiva in cui distanza orientamento e collocazione di chi lavora soggettualmente e gli arredi per ufficio in cui ci si accomoda produttivamente hanno rilevanza, non tanto e non solo nella loro collocazione geometrica (es: distanza sociale 1,20 mt. 2,10 mt 3,60 mt) , ma l’emergere di uno spazio/distanza vissuta qualitativamente differente dalla distanza geometrica. La distanza vissuta si può dire che leghi più di quanto separi, né cresce o diminuisce in rapporto all’avvicinamento o all’allontanamento degli oggetti, ma al contrario ‘si sposta con noi’ (Minkowski 1968).

Queste esigenze sono particolarmente evidenti in ufficio, luogo organizzato in cui si ricevono e si elaborano informazioni e, nell’ambito del quale si espletano attività prevalentemente di tipo cognitivo e strategico-decisionale. Mentre tradizionalmente lo spazio-ufficio veniva inteso come spazio individuale e stabile di un status nell’ambito delle gerarchie di un’organizzazione, in cui prevaleva separazione e compartimentazione; oggi lo spazio di lavoro tende ad adeguarsi e privilegiare schemi multifunzionali dettati da esigenze e condizioni di flessibilità e mobilità richieste dal mercato, riducendo la necessità di personalizzazione a favore di modelli di organizzazione dello spazio che incoraggino il lavoro di gruppo rispetto alle attività singole.

Persone, ruoli e funzioni diverse si trovano così a dover convivere in spazi spesso unitari, open space, che non possono essere chiamati semplicemente a contenerli, quanto piuttosto essere in grado di favorirne gli scopi, individuali e di gruppo, migliorando la produttività.

Gli studi di prossemica forniscono strumenti utili alla progettazione dell’arredamento ufficio, tenendo conto degli aspetti psicologici e culturali nelle attività degli operatori, comprendendone più specificatamente i comportamenti d’uso dello spazio e dell’ambiente da parte dei diversi soggetti, gli elementi e il modo in cui se ne influenza la comunicazione, le condizioni in cui se ne favorisce l’interazione, senza compromettere la privacy.

Un concetto chiave della prossemica è quello di Spazio Personale, in cui si tiene conto del processo comportamentale di aggiustamento degli elementi spaziali di una relazione tra almeno due soggetti, attivato in modo più o meno consapevole mediante variazioni di prossimità, orientamento fisico, strategie posturali, cinesiche, verbali e non verbali, convenzionali e non convenzionali. La postazione di lavoro individuale in ufficio può considerarsi come estensione dello spazio personale di qui l’importanza nello studio del layout complessivo dello spazio di lavoro, in relazione alla distribuzione dei mobili per ufficio, alle distanze tra postazioni, alla suddivisione delle diverse zone di lavoro, all’assetto dei percorsi, nonché alle potenzialità di interazione associate agli spazi sia in rapporto ai processi comunicativi che al movimento. Anche la scelta dell’arredo ufficio può influenzare la qualità dell’interazione tra i soggetti. Questi assetti di arredi, soggetti e percorsi oltre che distanze incidono sulle dinamiche di gruppo, poiché influenzano differenti reciprocità tra i componenti del gruppo, che finiscono col ricadere sulla efficacia della comunicazione e sull’efficienza dell’attività da svolgere.