Eliminare gli sprechi in ufficio: un’opportunità per tutte le aziende!

Con l’avvento della crisi, la “caccia” allo spreco è diventata un’attività comune a tutte le aziende, sia pubbliche che private.
È fuori dubbio che nei reparti produttivi, già da tempo, sono stati fatti notevoli passi in avanti, con sensibili recuperi di efficienza. Molto meno è stato fatto nell’ambito degli uffici perché probabilmente risulta più difficile e perché l’imprenditore, per cultura, è meno preparato.
Ma proprio per questo motivo esiste una grande possibilità di miglioramento, con un’ampia opportunità di eliminare sprechi e quindi di risparmiare denaro e recuperare risorse da impiegare in attività a valore.
A mio avviso, in un’ottica di miglioramento, si deve procedere con l’analisi della situazione.

Di seguito ho elencato una serie di punti da monitorare:
-verifica di tutte le attività svolte, separando quelle che hanno valore per il cliente da quelle che non hanno valore;
-monitoraggio della rilavorazione dovuta ad errori commessi;
-controllo della quantità di interruzioni del lavoro degli impiegati;
-standardizzazione delle attività;
-qualità delle informazioni;
-verifica dell’attualità delle procedure;
-verifica del layout e della disposizione dell’arredo ufficio;
-tempificare al massimo le attività e definire precisamente le scadenze;
-ri-esame della qualità e quantità delle riunioni;
-valutazione del senso di appartenenza, motivazione e soddisfazione di ogni impiegato;
-analisi delle potenzialità degli strumenti informatici e grado di utilizzo.

Terminata la prima fase di verifica, si deve procedere con la seconda, ossia la fase operativa, definendo azioni e obiettivi. Di seguito alcuni miei consigli:

-mettere in discussione tutte le attività svolte, eliminando il concetto “abbiamo sempre fatto così”, l’attitudine a lavorare per abitudine è purtroppo frequente ma, di fatto, poco vantaggiosa per l’azienda;
-aumentare il numero delle attività corrette “al primo colpo”;
-diminuire il numero delle interruzioni di lavoro;
-definire in modo preciso il metodo di lavoro per ogni impiegato;
-eliminare tutti i flussi di informazioni inutili;
-adottare un sistema di flussi informativi completi e puntuali;
-aggiornamento delle procedure ed eliminazione di quelle obsolete;
-ottimizzazione dello spazio lavorativo: si deve procedere ad un esame dell’attuale arredamento ufficio, togliendo gli spazi inutili, facilitando la comunicazione tra coloro che hanno contatti frequenti, semplificando l’utilizzo degli strumenti a disposizione, velocizzando l’accesso agli archivi. In poche parole, dobbiamo essere bravi ad eliminare tutto quello che non serve.
-migliorare la puntualità ed azzerare, di conseguenza, i ritardi rispetto alle scadenze;
-definire un metodo preciso circa la modalità di svolgimento delle riunioni ed annullare quelle inutili;
-porsi obiettivi precisi in termini di miglioramento dei collaboratori;
-promuovere un pieno utilizzo degli strumenti informatici.

Siamo ad inizio anno e, come ogni anno, siamo portati, grazie all’ottimismo ed alla voglia di fare, a cercare nuove idee e spunti per migliorare noi stessi e la nostra azienda. Ritengo che il tentativo di diminuire i costi in ufficio possa essere, per imprenditori e manager, uno dei progetti interessanti per il 2012.

Personalmente sono già al lavoro ed avrò modo, in seguito, di raccontarvi i risultati raggiunti!